Dažādās fizisko un juridisko personu darbības jomās tiek izmantota Krievijas Federācijas teritorijā apstiprinātā dokumentu klasifikācijas sistēma. Papīru apkopošanu, uzglabāšanu, apriti un izmantošanu veic tāda disciplīna kā biroja darbs. Šajā rakstā mēs izpētīsim visus tā aspektus. Apsveriet dokumentu jēdzienu un klasifikāciju, to funkcionalitāti un citus problēmas aspektus.
Biroja darbs: vispārīgie noteikumi
Iesākumā jāatzīmē, ka dokumentācijas atbalsts ir īpaša darbības joma, kas sastāv no dokumentu noformēšanas, formēšanas, uzglabāšanas un apstrādes. Tieši no tā, kā izskatās dokuments un tajā esošā informācija, kā tiek īstenota darba organizācija ar to, lielā mērā ir atkarīgs vienu vai otru, zināmā mērā nozīmīgu, vadības lēmumu pieņemšanas savlaicīgums un pareizība. Darbi ņem vērā un atspoguļo uzņēmumu, uzņēmumu, firmu darbību. Šajā savienojumālietvedība kalpo kā likuma priekšraksts. Revīziju procesā, pirmkārt, tiek pārskatīti tie dokumenti, kas fiksē uzņēmuma darbību.
Tiesību ietvars
Pirms dokumentu veidu un to klasifikācijas analīzes vēlams iepazīties ar normatīvo regulējumu. Tādējādi federālais likums, kas regulē informāciju un tās aizsardzību, nosaka pienākumu dokumentēt informāciju un nosaka vairākus pamatiestatījumus. Nosauktais normatīvais akts paredzēts arī, lai regulētu attiecības, kas rodas informācijas tehnoloģiju attīstībā un turpmākajā izmantošanā. Jāpiebilst, ka obligāto dokumentāciju nosaka citi likumi. Jo īpaši Krievijas Federācijas Civilkodekss nosaka darbības tiesisko regulējumu un atbilstošu biroja darba kārtību. Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss nosaka standarta nodokļu dokumentus, kas arī ir viena no dokumentu klasifikācijām. Ar to starpniecību tiek nodrošināta privātpersonu un organizāciju komercdarba uzskaite, kā arī nodokļu maksājumu un nodevu ieturējumu valsts budžetā savlaicīgums.
Turklāt spēkā esošais likums nosaka dokumentu paraugus. Tādējādi Krievijas Federācijas Civilkodekss paredz prasības attiecībā uz veidojošo līgumu, līgumu, hartu un tā tālāk saturu un sastāvu. Noteikumi nosaka to dokumentu formas, kas nosūtāmi, izmantojot dažādas mūsdienās izmantotās metodes.
RF dokumentu klasifikācija
Ir vērts atzīmēt, ka Krievijas Federācijas biroja darba administratīvajā sistēmā ir iekļauta daudzlīmeņu klasifikācija. Ieteicams to apsvērt sīkāk. Galvenā dokumentu klasifikācija paredz šādu komponentu klātbūtni:
- Organizatoriskie un administratīvie dokumenti. Šeit vēlams iekļaut lēmumus, protokolus, instrukcijas, hartas, rīkojumus, noteikumus.
- Uzziņas un informatīvie dokumenti, kas iekļauti vispārīga rakstura dokumentu klasifikācijā. Mēs runājam par sertifikātiem, memorandiem, aktiem, telegrammām, vēstulēm un tā tālāk.
- Saskaņā ar personālu. Ir svarīgi atzīmēt, ka šī dokumentu klasifikācija ietver izrakstus, darba grāmatas, raksturlielumus, līgumus, pasūtījumus utt.
Ir pieņemts izdalīt tādas dokumentu formas kā individuālās, veidnes un standarta. Iesniegtie paraugi veido to dokumentu klasifikāciju pēc mērķa.
Cita veida dokumenti
Ir vērts zināt, ka dokumenti pēc satura var būt vienkārši vai sarežģīti. Grāmatvedības dokumentu klasifikācija pieņemšanas vietā nozīmē ārējo un iekšējo dokumentu klātbūtni. Spriežot pēc izcelsmes, viņi atšķir personas un oficiālus dokumentus. Pēc derīguma termiņa vērtspapīrus pieņemts klasificēt pastāvīgos, kā arī vairāk vai mazāk par 10 gadiem. Atbilstoši publicitātes zīmei ir pieņemta speciāla normatīvo dokumentu klasifikācija, kas paredz slepeno un neslepeno dokumentu klātbūtni. Jāpiebilst, ka pirmajā grupā ietilpst konfidenciāli un pilnībāslepenie dokumenti. Pēc ierakstīšanas metodes pieņemts atšķirt skaņas, ar roku rakstītus, elektroniskus, grafiskus, foto un filmu materiālus utt. Pēdējo grupēšanu sauc arī par dokumentu klasifikāciju pēc pazīmēm.
Steidzamie un nesteidzamie dokumenti
Vērtspapīrus var klasificēt steidzamos un nesteidzamos. Atbilstoši posmiem ir ierasts atšķirt melnrakstus, izrakstus, oriģinālus (citiem vārdiem sakot, oriģinālus), kā arī kopijas. Valsts rakstura dokumenti ir iekļauti atsevišķā kategorijā. Saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem pilnvarotās struktūras izdod instrukcijas, rīkojumus, instrukcijas, rīkojumus, rezolūcijas, dekrētus un lēmumus.
Primārā dokumentācija
Ieteicams atsevišķi apsvērt diezgan apjomīgu primāro dokumentu kategoriju. Tas ietver rakstus ar pamatinformāciju, kas iegūta pētniecības, izstrādes, novērošanas un citu sociālo aktivitāšu procesā. Jāņem vērā, ka primārā dokumentācija grāmatvedībā tiek veidota saimnieciski nozīmīgu darbību īstenošanas laikā. Tas darbojas kā pierādījums vai pierādījums noteiktiem faktiem, kas jau ir realizēti. Avotpapīru grupā ietilpst, piemēram, sertifikāti, akti, rēķini, orderi un tā tālāk. Lielākajai daļai no tām ir apstiprinātas īpašas vienotās veidlapas. Piemēram, līdz šim ir izveidotas īpašas dokumentu formas tirdzniecības operāciju, pamatlīdzekļu, skaidras naudas norēķinu un darba uzskaitei.
Dokumenta informācija
Ja konkrētam papīram nav vienotas formas, uzņēmumā tiek veidota iekšējā veidlapa. Tomēr jebkurā gadījumā tur ir jābūt noteiktai informācijai:
- Dokumenta nosaukums.
- Apkopošanas datums.
- Organizācijas nosaukums.
- Saimnieciskas nozīmes darbības būtība.
- Mērīšanas ierīces.
- Atbildīgo darbinieku saraksts.
- Pilnvaroto darbinieku personīgie paraksti.
Iekšējais biroja darbs
Saskaņā ar struktūras vadības norādījumiem un pēc neatkarīgo nodaļu vadītāju iniciatīvas ir aktuāla dažādu noteikumu izstrāde. Šajā dokumentu grupā ietilpst standarta un individuālie akti. Jāatzīmē, ka pēdējā saturs galvenokārt attiecas uz vadības vienībām, nodaļām, darbnīcām, kas ir daļa no uzņēmuma organizatoriskās struktūras. Tipiskā dokumentācija, kā likums, attiecas uz pamatražošanas cehiem.
Jums jāzina, ka noteikumu projektu veido darbuzņēmējs, pēc tam tas tiek saskaņots ar uzņēmuma juridisko nodaļu. Ja rodas iebildumi vai komentāri, tos norāda uz atsevišķa papīra vai uz otrā pašreizējā eksemplāra. Galvenais administratīvā rakstura akts uzņēmumā ir direktora rīkojums. Ar šī dokumenta palīdzību var noformēt struktūras darbības kārtību, lēmumus un norādījumus, dažāda veida pasākumus, darba vai auditu rezultātus.
Pārskats, paskaidrojums un pakalpojuma piezīme
Memorands ir dokuments, kurā norādīts konkrēts fakts vai jautājums, secinājums vai priekšlikums. Der zināt, ka to var nosūtīt organizācijas vadībai vai augstākai struktūrai. Ar piezīmi jāsaprot vēstules veids, viena no uzņēmuma iekšējā korespondences veida formām. Parasti tas tiek nosūtīts no struktūrvienībām absolūti jebkuram uzņēmuma adresātam. Izņēmums šeit ir tiešie norādījumi. Jāpatur prātā, ka piezīmi var nosūtīt arī konkrēta uzņēmuma amatpersona. Nosaukto dokumentu var definēt kā informatīvu, proaktīvu vai ziņojošu.
Paskaidrojuma raksts ir jāuzskata par rakstu, kas kalpo kā atsevišķu galvenā akta noteikumu satura skaidrojums (programma, ziņojums, plāns). Turklāt viņa var izskaidrot iemeslus, kāpēc nav izpildīti vadības norādījumi vai pārkāpta disciplīna.
Instrukcijas
Norādījumi pašlaik ir klasificēti divās grupās. Pirmajā kategorijā iekļautie dokumenti regulē kārtību, kādā uzņēmumā tiek veikts konkrēts process, kurā piedalās amatpersonas, nodaļas u.c. Jāpiebilst, ka tieši amatu apraksti (otrā grupa) nosaka konkrēto darbinieku tiesības, pienākumus, atbildību un funkcionalitāti. Šie papīri var kalpot kā paskaidrojums par kārtību, kādā jāizpilda rīkojumu un likumu (dekrētu, rīkojumu uc) norādījumi. Jāpiebilst, ka amatu aprakstivar būt noteikta vai pastāvīga ilguma. Tomēr mūžīgie vērtspapīri jebkurā gadījumā tiek pārskatīti un pārskatīti ik pēc 3–5 gadiem.
Secinājums
Tātad, esam apsvēruši koncepciju, galvenās vērtspapīru klasifikācijas un citus tēmas aspektus. Noslēgumā jāatzīmē, ka šodien biroja darbs Krievijas Federācijas teritorijā ir diezgan attīstīta kategorija. Pašreizējā cilvēka dzīves posmā šī darbība ietver nepieciešamo dokumentu kompetentas un savlaicīgas noformēšanas nodrošināšanu, kā arī darba organizēšanu ar darbībām (proti, saņemšanu, pārsūtīšanu, apstrādi, sagatavošanu, kontroli, glabāšanu, reģistrēšanu, sistematizēšanu, sagatavošanu arhivēšana un iznīcināšana). Biroja tehnikas regulējums tiek īstenots atbilstoši vairākām jomām. Vēlams iekļaut standartizāciju, likumdošanas regulējumu, kā arī valsts nozīmes juridisko un normatīvo un metodisko aktu veidošanu.
Tā vai citādi organizācija un tai sekojošā lietvedība prasa obligātu īpašu prasmju un profesionālo zināšanu klātbūtni. Tātad šī darba īstenošanai uzņēmumos tiek izveidotas atbilstošas nodaļas vai dienesti. Ir vērts atzīmēt, ka mazās firmās sekretāri nodarbojas ar biroja darbu, un vadītāja pilnvaroti darbinieki ir atbildīgi par uzņēmuma dokumentu stāvokli. Jebkurā gadījumā katrai dokumentu grupai ir jāatrod sava vieta. Parasti tos uzglabā īpašos ugunsdrošos skapjos. UnVisbeidzot, darbiniekiem var tikt piemērots disciplinārsods par nepareizu uzskaiti. Tas ir jāatceras, pielietojot zināšanas praksē.
