Rakstā sniegti skaidrojumi tādiem jēdzieniem kā ienākošā un izejošā dokumentācija, dokumentu plūsma un tās struktūra, dokumentu plūsma, tās veids un cikliskums, iekšējā un ārējā dokumentācija. Tiek doti veidi, kā izcelt nepieciešamo informāciju un saglabāt to aktuālajās lietās un arhīvos biroja darba laikā.
Dokumentu plūsmu veidi
Šajā informācijas laikmetā nav iespējams iedomāties jebkuras ražošanas, patēriņa, regulēšanas vai izplatīšanas struktūras darbību bez dokumentācijas. Darbs ar dokumentāciju mūsdienu informācijas papīra un elektroniskā uzplaukuma apstākļos kļūst arvien sarežģītāks. Mainās informācijas nesēji, mainās cilvēki, kas to apstrādā, mainās informācijas izmantošanas tiesiskais lauks. Arī dokumentu plūsmas koncepcija un struktūra var tikt mainīta.
Dokuments kā dokumentu plūsmas vienība
Dokuments ir informācija, kas ierakstīta jebkura materiāla objekta veidā. Dokuments var būt foto, video, audio ieraksts, nemaz nerunājotpapīra datu nesēji un faili. Bet dokuments kļūst par dokumentu tikai tad, ja tam ir vairākas nepieciešamās prasības. Šīs prasības sauc par detaļām un ir obligātas pazīmes, kas noteiktas ar likumu vai noteikumiem noteikta veida dokumentiem. Organizatorisko un administratīvo dokumentu reģistrācijai, piemēram, ir GOST R 7.0.97-2016. Viena no svarīgākajām detaļām ir dokumenta datums (dažreiz pat laiks).
Kas ir dokumentu plūsma
Dokumentu plūsma ir dokumentu kustība starp informācijas veidošanas punktiem, informācijas apstrādes punktiem, informācijas uzglabāšanas punktiem un informācijas tiešajiem lietotājiem. Dokumentu plūsmas ļoti atšķiras pēc dokumentu veida un satura, veida un cikliskuma, pārvietošanas metodēm utt.
Dokumentu plūsmas organizācijā (ar to saprotot arī uzņēmumus) pēc virziena tiek sadalītas ienākošajās un izejošajās. Katrs plūsmas veids ir jānodala viens no otra, lai izvairītos no kļūdām un neskaidrībām darbā ar dokumentiem.
Ienākošo dokumentu plūsmu veido dokumenti, kas organizācijā nonāk pa pastu, e-pastu, ar nolūku atvesti (ar kurjeriem). Dokumenti pie ieejas ir jāsašķiro, nevajadzīgie - jāizņem miskastē. Nepieciešamie vai, iespējams, nepieciešamie dokumenti jāreģistrē žurnālos (papīra vai elektroniski), norādot saņemšanas datumu, dokumenta nosaukumu un tā rekvizītus (dokumenta datums, sūtītāja nosaukums utt.), organizatorisko vienību, kurai dokuments tika nosūtīts.
Izejošo dokumentu plūsma sastāv no dokumentiem, kas izveidoti unizdevusi vai apstrādājusi organizācija. Visiem izejošajiem dokumentiem ir jāpiešķir sērijas numurs, tiek pārbaudīta nepieciešamo rekvizītu esamība un pareizība, tie jāieraksta žurnālos, norādot datumu (parasti tas ir dokumenta parakstīšanas datums), izejošais numurs un tās nodaļas kods, kura sagatavoja dokumentu.
Ja nav iespējams nekavējoties apstrādāt dokumentu plūsmu (tās straujš pieaugums), nepieciešams palielināt dokumentu apstrādi strādājošo skaitu, lai izvairītos no kļūdām un kavējumiem, kas organizācijai bieži vien izmaksā ļoti dārgi.
Dokumentu plūsmu veidi var būt ļoti dažādi, tas viss ir atkarīgs no organizācijas darbības veida un tās darba metodēm.
Lielām organizācijām un uzņēmumiem pareizi strukturēta dokumentu plūsma ir tikpat svarīga kā materiālu vai produktu plūsma. Lielām dokumentu plūsmām tiek izstrādāti un pielietoti pat dokumentāli tehnoloģiskie procesi.
Ārējo un iekšējo dokumentu plūsmas jēdziens
Papildus ienākošajai un izejošajai informācijai organizācijā, iekšējā, t.i. informācija, kas izveidota un izmantota tikai pašā organizācijā. Šai informācijai var būt noteikta slepenības pakāpe, un tā var nebūt publiski pieejama pat tajā pašā nodaļā. Vēstuļu apmaiņa starp vienas organizācijas departamentiem parasti netiek pieņemta. Dokumentārajai saziņai tiek izmantotas tā sauktās dienesta piezīmes (atskaites, paskaidrojumi, sertifikāti), ko parakstījuši nodaļu vadītāji. Papildus piezīmēm iekšāorganizācijas veic pasūtījumus, instrukcijas, sertifikātus, tehnisko dokumentāciju un citu dokumentāciju.
Iekšējā dokumentu plūsma šo iemeslu dēļ ir skaidri jāregulē, lai slepena informācija nenonāktu publiskās vietās pat fragmentu vai daļu veidā. Tāpēc iekšējā informācija nav paredzēta, lai pārsniegtu organizāciju un dažreiz arī vienas vienības robežas. Šajā gadījumā šāda informācija tiek pārsūtīta no nodaļas uz nodaļu tikai ar nodaļas vadītāja atļauju, un pārsūtīšanas laikā tā obligāti tiek ierakstīta (pat organizācijas arhīvam) īpašos žurnālos, norādot saņēmēju un apstiprinot viņa tiesības saņemt (atļauja strādāt ar dokumentiem).
Dokumentu plūsmas parametri
Dokumentu plūsma ir sarežģīta sistēma, ko raksturo šādi parametri:
- saturs (vai kādas funkcijas tas veic);
- struktūra;
- režīms un cikliskums;
- virziens;
- sējums;
- cits.
Saturs vai funkcionalitāte
Šis dokumenta plūsmas parametrs ir organizācijas izmantoto dokumentu saraksts un šajos dokumentos ietvertās informācijas sastāvs. Šī vērtība ir nemainīga nelielam skaitam organizāciju, kuru darbība ir ļoti specifiska un laika gaitā nemainīga (parasti tās ir tiesas, arhīvi, reģistri un citas ar ražošanu nesaistītas organizācijas). Lielākajai daļai organizāciju, īpaši ražošanas organizācijām, dokumentu plūsma ir nekonstanta vērtība, kas maināsatkarībā no dažādām izmaiņām: darbības veida, partneriem, tehnoloģijām, materiāliem, likumdošanas un citām mainīgām ražošanas prasībām un pagaidu izmaiņām.
Dokumentu plūsmas struktūra
Darbplūsmas koncepciju un struktūru var raksturot ar pazīmēm, ar kurām tiek dota dokumentu klasifikācija un to indeksācija, visa orientācijas sistēma veidojas organizācijas dokumentu atsauces aparātā. Parasti šāda struktūra atbilst dokumentu plūsmas veidam un mērķim.
Režīms un cikli
Šie parametri nosaka laika gaitā ienākošās informācijas slodzes izmaiņas. Tas, piemēram, ir straujš darba apjoma pieaugums ar izglītības iestādes reflektantu personas lietām uzņemšanas akcijas laikā vai ar studentu dokumentiem sesiju un izlaiduma laikā.
Šādas izmaiņas ir saistītas ar organizācijas iekšējiem ritmiem un parasti ir diezgan paredzamas un plānotas.
Izmaiņas dokumenta plūsmas virzienā
Šīs izmaiņas ir saistītas ar informācijas apstrādes struktūrvienības darba saturu. Tās ir atšķirības dokumentu reģistrēšanas veidos, dokumentu noformēšanas termiņu uzraudzībā, iepazīšanās veidos un īpaši dažādu dokumentu saskaņošanā un saskaņošanā. Izmaiņas dokumentu plūsmas virzienā ietekmēs arī iekšējās izmaiņas organizāciju struktūrā un virzienā.
Dokumentu plūsmas apjoms
Dokumentu plūsmas apjoms ir summadokumentus (gan oriģinālus, gan kopijas), ko var izteikt gan ar pašu dokumentu skaitu, gan ar lapu skaitu, rakstzīmēm, izpildītāju skaitu un personām, ar kurām dokuments ir saskaņots. Piemēram, partnerorganizāciju skaits, ar kurām jāvienojas par līgumu vai ar kurām tas jāparaksta.
Organizācijas darbplūsmā ir iekļauts kopējais dokumentu skaits visās plūsmās.
Darba ar dokumentu plūsmām pilnveidošana organizācijā
Lai uzlabotu šo darbu, ir nepieciešams izpētīt visu dokumentu noformēšanas procesu, izveidot skaidrus ieteikumus, kas padara procesu tehnoloģiski kompetentu: novērst dublēšanos darbā ar dokumentiem, izslēgt dokumentu apstiprināšanu nodaļās, kas ar to nav saistītas. Jo lielāka dokumentu plūsma, jo noslogotāks ir organizācijas administratīvais aparāts vai vismaz tā lielākā daļa.
Viens no galvenajiem punktiem personāla darba ar dokumentiem uzlabošanā ir viņu profesionālās sagatavotības līmenis visos dokumentu aprites posmos, personāla optimālā noslodze, skaidra darba ar dokumentu regulēšana katrā nodaļā.
Regulēšana un standartizācija ar lielām dokumentu plūsmām ļauj izmantot mehanizāciju un biroja automatizāciju, samazināt darbinieku skaitu, kas strādā ar dokumentiem līdz optimālajam skaitam.
Diemžēl informācija par dokumentu plūsmu apjomu parasti tiek novērtēta par zemu nepilnīgu uzskaites metožu dēļ.
Pamatamodernitātes prasības dokumentu plūsmai
- Regularitāte. Jebkurš sastrēgums vai kļūme informācijas plūsmā cilvēka darbībā izraisa visas sistēmas darbības traucējumus. Dokumentu apjoma palielināšana ir jāapsver un jāplāno iepriekš.
- Vadāmība. Informācijas plūsmu var un vajag pārvaldīt. Biroja sistēmai jābūt ne tikai stabilai, bet arī elastīgai darbībā; darbiniekiem ir jābūt vispārēji apmācītiem visās biroja darbībās.
- Nepārtraukti uzlabojot darbplūsmas efektivitāti, racionalizējot, mehanizējot un automatizējot darbaspēku.
- Dokumentu aprites maršrutu-tehnoloģisko karšu regulāra sastādīšana un aktualizēšana ar norādēm par termiņiem, veicējiem utt.
- Dokumentu standartizācija, to apstrādes metodes, pareiza arhivēšana, glabāšanas vietu noteikšana katram dokumentam paātrina dokumentu meklēšanu un darbu ar tiem.
