Jebkura uzņēmuma efektīvas darbības nodrošināšana ir saistīta ar pareizu dokumentu plūsmas organizēšanu. Ne maza nozīme ir dokumentu noformēšanas termiņu kontrolei. Fakts ir tāds, ka gan parastie darbinieki, gan nodaļu vadītāji ir atbildīgi par dokumentos ietverto jautājumu savlaicīgu un pareizu atrisināšanu. Tālāk apsveriet, kādi ir dokumentu noformēšanas termiņi.
Vispārīga informācija
Dokumentu noformēšanas termiņus nosaka noteikumi, lēmumi vai organizatoriskie un administratīvie dokumenti.
Informācijas un uzziņu sistēmas pieejamība uzņēmumā nodrošina ātru reģistrēto dokumentu meklēšanu pēc jebkuras zīmes. Jo īpaši reģistrācijas laikā datu bāzē tiek ievadīta pamatinformācija par dokumentiem: ienākošie / izejošie numuri, informācija par sūtītāju un adresātu, izpildes datums utt.
Klasifikācija
Ir individuāli un standarta noteikumidokumentu noformēšana. Pēdējos nosaka likums. Tie jo īpaši ietver termiņus valdības, federālo izpildstruktūru vadītāju norādījumu izpildei, parlamentārām izmeklēšanām, civilajām pārsūdzībām, komercorganizāciju vadības institūciju rezolūcijām/lēmumiem un tā tālāk.
Individuālie dokumentu noformēšanas termiņi parasti tiek noteikti tieši to tekstos vai rezolūcijā. Šādas norādes jo īpaši ir atrodamas normatīvajos un administratīvajos dokumentos, statistikas un citos ziņojumos.
Dokumentu noformēšanas termiņus vadītājs var noteikt mutiski.
Noteikumi
Šo noteikumu noteikumos dokumentu noformēšanas termiņi atšķiras atkarībā no to veida.
Piemēram, norādījumi ar atzīmi "steidzami" ir jāizpilda trīs dienu laikā no parakstīšanas dienas. Lūdzu, ņemiet vērā, ka laika atskaite nesākas no papīra saņemšanas datuma, bet gan no parakstīšanas datuma.
Ja ir norāde "nekavējoši", tad dokumenta noformēšanai tiek atvēlētas ne vairāk kā 10 dienas.
Ja nav norādīts, pasūtījuma izpildes termiņš nav ilgāks par mēnesi.
Datuma izmaiņas
Praksē bieži rodas situācijas, kad objektīvu iemeslu dēļ dokumentu nav iespējams noformēt laikā. Šajā sakarā uzņēmumam ir jāapstiprina kārtība, kādā tiek mainīts noteiktu aktu izpildes termiņš. Jāpiebilst, ka piesakotiesnoteikumi ir nepieciešami, ja iespējams, tikai izņēmuma gadījumos.
Lēmumu par dokumenta noformēšanas termiņa maiņu var pieņemt tikai darbinieks, kurš to sākotnēji noteicis. Pašreizējie uzņēmējdarbības noteikumi nenosaka minimālo un maksimālo pārskaitījuma limitu. Tāpēc uzņēmuma vadībai tie ir patstāvīgi jāizveido, pamatojoties uz saprātīguma un pamatotības prasībām.
Saskaņā ar vispārējiem praksē pieņemtajiem noteikumiem perioda pagarinājums ir pieļaujams ne vairāk kā par 3 dienām. Šajā gadījumā iniciatīvai vajadzētu nākt no darbinieka, kuram tika uzticēts uzdevums. Par dokumenta noformēšanas termiņa maiņu viņam jāpamato un jāsaskaņo ar vadību.
Pārsūtīt pasūtījumu
Jebkuras darbības, kas saistītas ar dokumenta noformēšanas termiņa maiņu, ir jāfiksē attiecīgajos aktos.
Perioda pārcelšanai jābūt pamatotai. Lai to izdarītu, ieinteresētā persona var izteikt vienu no šādiem priekšlikumiem:
- Par termiņa pārcelšanu, pamatojot iemeslus, kāpēc dokumentu nevar noformēt noteiktajā termiņā.
- Par līdzizpildītāju iesaistīšanu, ja personai nav pietiekamu pilnvaru rīkojuma izpildei.
- Par citu izpildītāju iecelšanu.
Jāsaka, ka izpildītājam jārīkojas ātri. Nesazinieties ar vadību 2-3 dienas pirms termiņa beigām.
Vadības darbības
Termiņu ievērošanas uzraudzībauzdevumos ietilpst:
- Fiksācija visu uzņēmuma vadības dokumentu un rīkojumu reģistrācijas laikā.
- Uzdevumu savlaicīgas piegādes veicējiem pārbaude.
- Atgādinājums darbiniekiem un nodaļu vadītājiem par tuvākajiem termiņiem vai to termiņiem.
- Ievadot reģistrācijas veidlapās informāciju par rīkojumu pāreju no viena izpildītāja pie cita, mainot uzdevumu izpildei atvēlēto periodu.
- Paziņojums vadītājiem par dokumentu noformēšanas gaitu.
- Informācijas par izpildītajiem pasūtījumiem ievadīšana reģistrācijas veidlapās, uzdevumu noņemšana no kontroles.
- Analītisko atsauču un pārskatu veidošana par laika kontroli.
Nianses
Visas darbības, kurām nepieciešama izpilde un reakcija, ir jākontrolē. Administratīvajos dokumentos lēmumi tiek uzraudzīti. Tajā pašā laikā katrs tajos ietvertais vienums (tas ir, katrs uzdevums, uzdevums) tiek kontrolēts.
Vadītāja sekretāram jākontrolē vadītāja mutvārdu pavēles izpilde.
Automatizēta uzraudzības sistēma
Pēdējā laikā daudzi uzņēmumi savā darbā izmanto datorprogrammas un datu bāzes. Automatizētās sistēmas ievērojami atvieglo organizāciju darbību, ietaupa darbinieku laiku.
Reģistrējot dokumentus, kontrole tiek veikta automātiski, aizpildot aili "Izpildes datums". Tajā pašā laikā uz seviuz dokumenta var uzlikt zīmogu uz tā pieņemšanas kontrolei. Tā klātbūtne vairāk nepieciešama izpildītājam.
Lai nodrošinātu aktuālo kontroli, atbildīgie darbinieki katru dienu, parasti dienas sākumā, pārbauda to dokumentu sarakstu, kuru izpildes laiks beidzas tieši šajā dienā. Uzņēmumos, kas izmanto iekšējo e-pasta sistēmu, brīdinājumi par termiņa beigām uz izpildītāja datoru tiek nosūtīti automātiski. Varat arī iestatīt programmatūru, lai tā automātiski drukātu atbilstošos papīrus.
Ilgtermiņa uzdevumu izpilde
Sarežģītu instrukciju saturošu dokumentu izpildes kontrole tiek veikta pakāpeniski. Tas ietver pašreizējo, profilaktisko un turpmāko uzraudzību.
Pašreizējā vadība jau tika apspriesta iepriekš. Profilaktiskā uzraudzība tiek veikta dokumentiem, kuru termiņš beigsies pēc 2-3 dienām. Attiecīgi darbiniekam vēl ir laiks izpildīt uzdevumu.
Rīkojums tiek noņemts no kontroles pēc tā izpildes. To var izteikt atbildes sastādīšanā un nosūtīšanā, dokumentēta apstiprinājuma saņemšanā utt. Izpildes rezultāts tiek ierakstīts reģistrācijas kartītē. Tas norāda arī izpildes datumu, lietas numuru, kurā dokuments ir iesniegts.
Pēdējā kontrole
Tas, kā likums, tiek nodrošināts lielos uzņēmumos. Galīgo uzraudzību veic darbinieki, kas ir atbildīgi par norādījumu izpildes uzraudzību, vai sekretāri.
Parasti uzņēmums nosaka uzraudzības biežumu. Uzraudzību var veikt katru mēnesi, ceturksni vai nedēļu. Faktiski galīgā kontrole ir darbības disciplīnas novērtējums uzņēmumā un tā struktūrvienībās.
FZ № 229
Viens no subjektu interešu aizsardzības veidiem ir tiesvedība. Praksē par visbiežāk sastopamajām prasībām tiek uzskatīti paziņojumi, kuros pieprasīta atlīdzība par atsevišķiem tiesību pārkāpumiem. Šādas procedūras beidzas ar izpildes procedūru.
Pēc nolēmuma lietā stāšanās spēkā pieteicējam tiek izsniegti izpilddokumenti. Tiem izvirzīto prasību izpildes termiņu nosaka FSSP darbinieki (tiesu izpildītāji).
FZ Nr.229 1.30.daļā ir noteikts, ka pamats lietas ierosināšanai ir izpilddokuments un prasītāja paziņojums. Šie dokumenti tiek uzrādīti likumā paredzēto piespiedu līdzekļu piemērošanas vietā, kas noteikta saskaņā ar Regulas Nr. 33 minētā normatīvā akta.
Dokumenta iesniegšanas termiņš izpildei ir 3 dienas no iesniegšanas FSSP nodaļā. IL (izpildrīkojums), kurā ietverts pieprasījums atgriezt Krievijas Federācijā nelikumīgi pārvietotu vai turētu bērnu, izmantot saskarsmes tiesības attiecībā uz viņu saskaņā ar starptautisku līgumu, kā arī lūgums par viņa meklēšanu, tiek nosūtīta tiesu izpildītājam ne vēlāk kā nākamajā dienā pēc iestāšanās FSSP.
Tiesvedības uzsākšana vai atteikums to darītizdots ar dekrētu. To izsniedz 3 dienu laikā no datuma, kad tiesu izpildītājs saņēmis materiālus.
Ja IL ir jāizpilda nekavējoties, pēc tā pieņemšanas FSSP vienībā tas tiek nodots darbiniekam, kura pilnvaras sniedzas līdz izpildes vietai. Ja tā nav, tad materiālus saņem cits tiesu izpildītājs. Šādā gadījumā lēmums par ražošanas atvēršanu vai atteikšanos no tās jāpieņem ne vēlāk kā vienu dienu pēc ienākšanas Pakalpojumā.
Ja izpildu raksts FSSP nonāca pirmo reizi, tiesu izpildītājs nosaka izpildu raksta labprātīgas izpildes termiņu. Attiecīgais termiņš norādīts lēmumā par lietas ierosināšanu. Vienlaikus tiesu izpildītājam ir pienākums brīdināt parādnieku par iespēju piemērot piespiedu līdzekļus pēc labprātīgai izpildei noteiktā termiņa beigām. Parādniekam tiek arī paziņots, ka viņam tiks iekasētas izmaksas par Federālā likuma Nr. 229 112. un 116. pantā paredzēto darbību veikšanu, kā arī maksa par izpildi.
Izpilddokumenta labprātīgas izpildes termiņš saskaņā ar 12. panta 12. daļu. 30 ir vienāds ar piecām dienām. Aprēķins sākas no dienas, kad parādnieks ir saņēmis lēmumu. Izvairīšanās no prasību izpildes gadījumā atbildīgajai personai tiek paziņots par izpildes procesa uzsākšanu. Tiesību akti paredz, piemēram, tādus pasākumus kā īpašuma arests ar sekojošu pārdošanu.
