Pieminot organizatorisku sistēmu, ar to tiek domāta noteikta struktūra, kas sastāv no atsevišķām vienībām. Tie ir savstarpēji saistīti, pamatojoties uz noteiktiem apsvērumiem. Proti, tas atkarīgs no nodaļām un uzņēmumam izvirzītajiem mērķiem un atbilstoši veiktajām funkcijām. Tas paredz vadītāju (centru) klātbūtni, kuri var pieņemt lēmumus un ir atbildīgi par struktūrvienību darbību.
Vispārīga informācija
Jautājumi par organizāciju vadības sistēmu projektēšanu un veidošanu ir aktuāli ne tikai jaunizveidotiem uzņēmumiem, bet arī tām komercstruktūrām, kuras jau darbojas, taču tām būs jāfunkcionē citos apstākļos. Lai to izdarītu, ir jāmaina veicamo pienākumu un risināmo uzdevumu sastāvs un struktūra. Pirmais solis šajā gadījumā ir formālās konstrukcijas analīze. Uzmanība pievērstastruktūrvienību sastāvs, tajās iesaistīto darbinieku skaits, kā tie atbilst veiktā darba sarežģītībai un struktūrai un līdzīgi aspekti.
Analīzes laikā ir nepieciešams secīgi izpētīt visus uzņēmuma svarīgākos elementus. Tie ietver informācijas atbalstu un mijiedarbību, resursu un tehnoloģisko nodrošinājumu, darbaspēka resursu atbilstību esošajām prasībām un savstarpēju aizstājamību. Pētot organizācijas vadības sistēmu, ir jāsniedz atbilde uz diviem jautājumiem:
- Cik lielā mērā jau esošais var palīdzēt vai kavēt izvēlētās rīcības stratēģijas īstenošanu?
- Kuri līmeņi jāpiešķir, lai atrisinātu konkrētas problēmas?
Meklēt atbildes
Ir diezgan daudz pieeju mērķu sasniegšanai. Tā kā tos visus izskatīt ir diezgan problemātiski, uzmanība tiks pievērsta tikai diviem:
- Konkrēts personīgo uzdevumu un mērķu iestatījums izpildītājiem.
- Īsa organizatoriskā analīze.
Abas pieejas ir vērstas uz to, lai atklātu, kāds ir darbinieka personīgais ieguldījums uzņēmuma galvenā uzdevuma sasniegšanā. Svarīgas ir arī organizācijas sistēmu pārvaldības metodes. Īsāk sakot, jums ir jārīkojas, izmantojot šādas metodes:
- Introspekcijas metode. Īpaša uzmanība tiek pievērsta administratīvajam un vadības personālam. Mērķis ir uzlabot darbinieku efektivitātigarīgais darbs. Galvenā uzmanība tiek pievērsta ieguldījumu problēmu risināšanā, uzņēmuma stratēģijas īstenošanā un izvirzīto mērķu sasniegšanā. Faktiski šajā gadījumā tiek nodrošināta kustība no liela uz detaļām. Tiek īstenota sekojoša secība: uzņēmuma uzdevumi - tā stratēģija - mērķi - funkcionālā organizācija. Tikai tad amati - darbinieki - viņu pienākumi un motivācija.
- Augšupējas analīzes metode. Viņš jau sāk no individuālā strādnieka un viņa formulētajiem uzdevumiem un mērķiem. Šī metode ļauj saistīt atsevišķu darbinieku darbu ar uzņēmuma aktivitātēm un īstenoto labklājības stratēģiju. Lai gan ļoti bieži izskan pārmetumi, ka teorētiskie nosacījumi ir pārdomāti, taču realizācija praksē atstāj daudz ko vēlēties.
Vairāk par pašpārbaudi
Šī metode ļauj sagatavot efektīvus ieteikumus, kas ir vērsti uz visas uzņēmuma organizatoriskās struktūras un darbības uzlabošanu, samazinot darbu dublēšanos, samazinot vadības izmaksas, regulējot vadītāju darba slodzi, nodalot izpildītāju funkcijas. Kāds ir paveiktā darba gala rezultāts? Organizācijas vadības sistēma, kas veidota, izmantojot pašsajūtu, nodrošina orientēšanos uz šādiem principiem un idejām:
- Vadība saņem algu par reālu pārvaldību. Tātad lielāko daļu laika tā ir vadīšana, mērīšana, sagatavošana un instruēšana. Tajāpalīdz plānošanā, palīdz organizatoriskajā darbā, sastāda finanšu plānus, analizē esošo situāciju un tamlīdzīgi.
- Vadītājam ir jābūt pietiekami daudz cilvēku, kas pakļauti viņa komandai, lai noturētu visu viņa uzmanību. Bet tajā pašā laikā laika vajadzētu pietikt visiem.
- Jums ir jācenšas samazināt saišu skaitu organizācijā līdz minimumam.
- Izpildītājiem jāiesaistās ierobežotā skaitā labi izstrādātu uzdevumu, kuru izpilde tieši sekmēs organizācijas mērķu sasniegšanu.
- Skaidru izpratni par to, ko vadība vēlas, var izkropļot neefektīva komunikācija. Diezgan izplatīts iemesls ir ļoti liels saišu skaits. Līdz ar to samazinās spēja veikt izmaiņas, patstāvīgi atrisināt problēmu, atrast citus veidus.
Introspekcija ir iespējama jebkurā organizācijā. Šai metodei ir seši posmi: sagatavošana, datu vākšana, informācijas apstrāde, analīze, atskaite, turpmākā kontrole. Rezultātā tiek izdoti rakstiski ieteikumi, kas risina organizatoriskās struktūras uzlabošanas jautājumus.
Apakšas analīzes metode
Pateicoties personīgo mērķu un uzdevumu izvirzīšanai, tiek fiksēts tieši darbinieka ieguldījums noteikto vērtību un parametru sasniegšanas procesā. Pievērsiet uzmanību:
- Apsverot pareizos apstākļus katra darbinieka darba procesa integrēšanai ar uzdevumiem, mērķiem unstratēģijas, kas nodrošina organizācijas struktūras atbilstību.
- Apstākļu radīšana, lai ikviens būtu ieinteresēts sasniegt labāko rezultātu.
- Apakšās analīzes metode ļauj novērtēt arī individuālo darbu.
Jāatzīmē, ka aplūkoto pieeju var izmantot ne tikai analīzei, bet arī dažu galveno ar organizācijas vadību saistīto problēmu risināšanai. Tie ietver:
- Mērķa sasniegšanas procesa definīcija, izmantojot dialogu par tā uzstādījumu un veidu, kā to sasniegt.
- Darbinieku koncentrēšana uz gaidāmajiem rezultātiem.
- Darbu izpildes programmas veidošana sakarā ar atsevišķu uzdevumu risināšanas termiņu konkretizāciju.
- Atvieglota darba samaksas sistēmas pārvaldīšana, spēja radīt saprātīgu pamatu atalgojuma izrakstīšanai par izcilu darba pienākumu veikšanu un sasniegumiem darbā.
- Novērtējot, vai darbinieks ir jāpaaugstina un vai viņam ir labas spējas.
Tāpēc šo metodi ļoti labi papildina organizatoriskā un juridiskā vadības sistēma, kas standartizē pieejas maksimālajam situāciju skaitam.
Par funkcijām
Galvenie un svarīgākie ir: organizācija, plānošana, regulēšana, koordinēšana, motivēšana, kontrole un regulēšana. Tas izpaužas struktūrā, noteikumos, kultūrā, procesos. Organizatoriskās sistēmas vadība nodrošinametožu un paņēmienu kopuma izmantošana, to racionāla kombinācija, izveidotās attiecības, lai pārvaldītu elementus laikā un telpā. Ir jācenšas radīt vislabvēlīgākos apstākļus. Šajā gadījumā ir skaidri jānorāda, jāsaskaņo organizācijas sistēmu pārvaldības funkcijas un jānorobežo dažādu personu pienākumi.
Un tie nav tikai vārdi. Jāatceras, ka funkcijas ir īpaši specializētu vadības darbību veidi, kas radušies darba dalīšanas procesā. Katrs no tiem tiek īstenots vadības uzdevumu kompleksā. Jums arī jāatceras, ka funkcijas ir atkārtotas darbības. Tos var veikt viena persona, vienība vai viņu grupa. Funkciju skaits un sastāvs ir atkarīgs no vairākiem faktoriem: ražošanas attīstības mēroga, līmeņa un struktūras, organizācijas lieluma, uzņēmuma saiknes ar citām līdzīgām telpām, neatkarības un tehniskā aprīkojuma līmeņa.
Veiktie konkrēti pienākumi
Vadības funkcijām jānodrošina organizācijas darbības virzība un apkalpošana. Katrai no tām jābūt noteiktam mērķim, atkārtojamībai, satura vienveidībai. Arī funkcijām jābūt objektīvām. To nosaka nepieciešamība pēc paša vadības procesa apstākļos, kur tiek nodrošināts cilvēku kopīgs darbs. Turklāt funkcijas ir pamats administratīvā aparāta lieluma un struktūras noteikšanai. Tam vajadzētu apvienot visus relatīvi izolētos, lai gan kopumā ir nesaraujami saistītistruktūras. Daudzējādā ziņā tos ietekmē organizācijas vadības sistēmas mērķi.
Funkciju saraksts
Lai labāk izprastu šo tēmu, apskatīsim, ar ko mums ir jāsaskaras praksē:
- Organizācijas funkcija. Nodarbojas ar plānu un programmu praktisko realizāciju. To īsteno, veidojot organizāciju, veidojot tās struktūru, sadalot darbu starp nodaļām un darbiniekiem, kā arī koordinējot to darbību.
- Motivācijas funkcija. Tā specializējas cilvēku vajadzību noteikšanā, kā arī visefektīvākā un šajā gadījumā piemērotākā veida to apmierināšanai izvēlē. Tas viss tiek darīts, lai nodrošinātu maksimālu darbinieku interesi par to mērķu sasniegšanas procesu, ar kuriem organizācija saskaras.
- Kontrole. Tas nepieciešams, lai laikus identificētu kļūdas, draudošās briesmas, novirzes no nepieciešamajiem standartiem, un tas rada pamatu nepārtrauktai uzlabošanai.
Papildu funkcijas
Organizācijai jābūt atbilstošai:
- Racionēšanas funkcijas. Tās jāuzskata par zinātniski pamatotu aprēķināto vērtību izstrādes procesu. Ar to palīdzību tiek novērtēti kvantitatīvie un kvalitatīvie parametri.
- Plānošanas funkcija. Tas nepieciešams stingrai objektu uzvedības regulēšanai darbiniekiem izvirzīto mērķu un uzdevumu īstenošanas procesā.
- Koordinācijas funkcija. Nodrošina organizācijas konsekvenci unlabi koordinēts darbs plānoto uzdevumu īstenošanā.
- Regulēšanas funkcija. Tieši krustojas ar kontroli un koordināciju. Ja ārējās/iekšējās vides ietekmē rodas novirzes no nepieciešamajiem parametriem, tad situācija ir jāpielāgo tā, lai tā būtu paredzētajās robežās.
Par uzdevumiem
Organizācijas sistēma tiek veidota, lai sasniegtu noteiktu mērķi. Piemēram, maksimāli iespējamo ienākumu gūšana. Vai 100 miljoni rubļu. Lai kā arī būtu, bet ceļā uz mērķi ir jāatrisina vairāki uzdevumi, kas ļaus to sasniegt. Jāņem vērā, ka tie atšķiras pēc mēroga, sekām, nozīmīguma, ietekmes uz nākotni un ieviešanas sarežģītības.
Organizācijas sistēmu pārvaldības uzdevumi visaugstākajā līmenī ir vissvarīgākie un būtiskākie rezultātu sasniegšanai. Galu galā, ja pamatīgs strādnieks izdara kaut ko nepareizi, tad to joprojām var salīdzinoši izturēt. It īpaši, ja jūs ātri identificējat un pārtraucat. Savukārt pašas augstākās vadības kļūdām ir daudz postošākas sekas. Turklāt ir diezgan grūti tos apturēt, tāpēc ir nepieciešams piesaistīt akcionāru/dibinātāju atbalstu.
Bet aktuāls ir arī identifikācijas process. Patiešām, mūsu apstākļos tas ir tā sakārtots, ka augstākā vadība netiek pastāvīgi pārbaudīta. Un to, ka notikumu gaita nenotiek tā, kā vajadzētu, var uzzināt, vai nu kontrolējot, sekojot līdzi notikumiem, vai arī pamanot ziņojumā anomāliju, kasvadītāji nodrošina īpašniekiem. Lai efektīvi izpildītu izvirzītos uzdevumus, ir jānodrošina atbilstoša vadības sistēmas organizatoriskā struktūra, par kuru neatbildētu neviena persona.
Par attīstību
Organizācijas sistēmas nestāv uz vietas kā akmeņi. Vienmēr ir kāda kustība (ne vienmēr uz labu). Bet, ja skatās no gadu tūkstošu augstuma, tad organizatorisko un ekonomisko sistēmu vadība joprojām tiek pilnveidota un attīstīta. Dažkārt to ietekmē jaunu metožu un pieeju attīstība. Zinātnes un tehnoloģiju attīstībai var būt arī ietekme. Piemēram, kas ir vadība bez informācijas tehnoloģiju izmantošanas? Pat ja cilvēks pats strādā individuālā uzņēmēja statusā, dators/viedtālrunis palīdz veikt uzskaiti, nosūtīt datus nodokļu dienestam, statistikas iestādēm un virknei citu struktūru.
Bet vai var teikt, ka tagad ir izdevies sasniegt kroni attīstībā? Diemžēl nē. Pat neskatoties uz jau esošajām tehnoloģijām un metodēm, priecāties ir pāragri. Galu galā, cik daudz dažādu pārsteidzošu atklājumu joprojām gaida cilvēci nākotnē. Ņemiet, piemēram, mākslīgo intelektu. Izstrādājot šī risinājuma paraugu ar labiem darbības rādītājiem, tas, ko var izdarīt darbinieks, kuram nav nepieciešams gulēt, atpūsties un saņemt algu, vienkārši izbrīns un liks viņam pielāgoties jauniem apstākļiem.
