Iekšējais audits – kas tas ir?

2024 Autors: Angel Austin | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 05:35

Iekšējai kontrolei un auditam jāieņem galvenā vieta jebkurā uzņēmumā, kuram ir ierobežoti resursi un kurš nevēlas bankrotēt. Krievijas plašumos šis aspekts nezaudē savu aktualitāti gan likumdošanas, gan institucionālā un profesionālā ziņā. Tātad, kas ir iekšējā audita organizācija?

Terminoloģijas izmantošana

Pievērsīsim uzmanību pamatjēdzieniem un vispirms analizēsim, kas ir iekšējais audits. Šo frāzi izmanto, lai apzīmētu organizācijas iekšējos dokumentos regulētās darbības, lai kontrolētu dažādus struktūras un vadības struktūrvienību darba aspektus, ko veic pilnvarotās institūcijas pārstāvji noteiktajos ietvaros.

Informācijas gala patērētājs var būt direktoru padome, akcionāru pilnsapulce vai uzņēmuma locekļi, izpildinstitūcija un tā tālāk.

Izvirzītais mērķis ir palīdzēt vadības saitei, lai efektīvi kontrolētu dažādus sistēmas elementus. Galvenais uzdevums -sniegt ticamu informāciju par dažādiem interesējošiem jautājumiem. Iekšējie auditori veic vispārīgas funkcijas:

1. Novērtējiet kontroles sistēmas(-u) atbilstību. Tas nozīmē veikt saišu pārbaudes, sniegt argumentētus un pamatotus priekšlikumus, kuru mērķis ir novērst konstatētos trūkumus, kā arī sagatavot ieteikumus pārvaldības efektivitātes paaugstināšanai.
2. Izpildes novērtējums. Tas nozīmē ekspertu vērtējumu iesniegšanu par dažādiem organizāciju darbības aspektiem, kā arī argumentētu priekšlikumu sniegšanu to uzlabošanai.

Sugu daudzveidība

Kas var būt iekšējā audita sistēma? Izcelt:

1. Vadības sistēmas(-u) funkcionālais audits. To veic, lai novērtētu jebkuras saimnieciskās darbības sadaļas produktivitāti un efektivitāti.
2. Starpfunkcionālais audits. Novērtē dažādu uzdevumu izpildes kvalitāti, kā arī savstarpējo saistību un mijiedarbību valstī.
3. Vadības sistēmas(-u) organizatoriskais un tehnoloģiskais audits. Tas tiek parādīts, kontrolējot dažādas saites. Interesē viss, kas saistīts ar vadību. Īpaša uzmanība tiek pievērsta tehnoloģiskajai un/vai organizatoriskajai racionalitātei.
4. Darbību audits. Tas ietver objektīvas aptaujas veikšanu un visu darba jomu un notiekošo projektu visaptverošu analīzi, lai noteiktu uzlabojumu iespējas. Turklāt,var uzsākt to elementu pārbaudi, kas saista organizāciju ar ārējo vidi. Piemēri: profesionāli savienojumi, attēls un tamlīdzīgi. Šeit auditori saskaras ar jautājumu, kā atrast organizācijas darba stiprās un vājās puses un novērtēt tās pozīcijas stabilitāti augstākas pakāpes sistēmās un attīstības un izaugsmes perspektīvas.
5. Ja audits tiek veikts vienlaikus četros iepriekšējos punktos, tad tas tiek apzīmēts kā visaptverošs organizācijas vadības sistēmas audits.
6. Pārbauda atbilstību noteikumiem. Šajā gadījumā tiek konstatēts, vai tiek ievēroti normatīvie akti un organizatoriskās struktūras pārvaldes institūciju instrukcijas.
7. Pārbauda piemērotību. Tas nozīmē, ka tiek kontrolēta amatpersonu darbība attiecībā uz viņu lēmumu racionalitāti, saprātīgumu, lietderību, lietderību un pamatotību.

Sistēmas uzbūves teorētiskais aspekts

Tātad mēs esam apsvēruši teorētiskos punktus. Bet kā veidojas iekšējā audita dienests? Sākotnēji administrācija izstrādā uzņēmuma politiku un izpildāmās procedūras. Taču darbinieki ne vienmēr tos saprot, bieži vien tos vienkārši ignorē, un vadītājiem dažkārt nav pietiekami daudz laika, lai pārbaudītu un savlaicīgi atklātu trūkumus. Tieši šim nolūkam tiek veidots iekšējā audita dienests. Viņu uzdevums ir palīdzēt vadītājiem kontroles jautājumos, nodrošināt aizsardzību pret dienesta stāvokļa ļaunprātīgu izmantošanu un kļūdām, identificēt riska zonas un darbuturpmāko trūkumu vai trūkumu novēršanu. Turklāt tie var palīdzēt identificēt un novērst vadības sistēmu nepilnības. Tas viss ir jāapspriež ar augstākajām iestādēm, kurām tiek vākta informācija.

Sistēmas izveides posmi

Pieņemsim, ka mums ir jānodrošina kvalitatīvs un pilnīgs iekšējais audits uzņēmumā. Lai to izdarītu, jums ir jāorganizē vairākpakāpju process, kas ietver šādas darbības:

1. Kritiskā analīze, kam seko iepriekš definētu organizācijas darbības ekonomisko mērķu salīdzinājums, struktūras stratēģija un taktika, pieņemtais rīcības virziens, iespējas.
2. Izstrādāt un pēc tam dokumentēt uzlabotu biznesa koncepciju, kas atspoguļo visas vajadzības un vajadzības. Tāpat būtu jāparedz pasākumu kopums, kas ļaus to sekmīgi īstenot un attīstīt arī turpmāk. Turklāt ir jāpievērš uzmanība vissvarīgākajiem punktiem. Viņiem var sagatavot atsevišķus noteikumus, kas skar personāla, grāmatvedības, piegādes, mārketinga, inovāciju, ražošanas un tehnoloģiju, finanšu un investīciju politiku. Tiem jābūt balstītiem uz katra elementa dziļu analīzi un jāizvēlas organizācijai vispiemērotākās iespējas.
3. Pašreizējās struktūras efektivitātes analīze ar sekojošu korekciju. Tiek izstrādāts noteikums, kas ietekmē organizatorisko struktūru, kurā nepieciešams aprakstīt visas organizatoriskās saites, norādot administratīvo, funkcionālo un metodisko.pakļautība, darbības jomas, veiktās funkcijas, attiecību noteikumi. Tiek izveidota arī darbplūsmas shēma.
4. Iekšējā audita struktūrvienības izveide.
5. Standarta procedūru izstrāde. Paredz formālu instrukciju izveidi konkrētu saimniecisko un finanšu darījumu kontrolei. Tie ir nepieciešami informācijas kvalitātes (uzticamības) līmeņa novērtēšanai, efektīvai resursu pārvaldībai un speciālistu savstarpējo attiecību racionalizēšanai.

Kāpēc ir nepieciešama iekšējā kontrole un audits?

Šāda lēmuma lietderību var izteikt šādās tēzēs:

1. Ļauj izpildinstitūcijai nodrošināt efektīvu kontroli pār atsevišķām organizācijas nodaļām.
2. Revidentu veiktās mērķtiecīgas pārbaudes un analīze ļauj identificēt ražošanas rezerves un likt pamatus efektivitātes paaugstināšanai, kā arī perspektīvākās attīstības jomas.
3. Speciālisti, uz kuru pleciem kontroles īstenošana bieži veic padomdevējas funkcijas saistībā ar grāmatvedības un finanšu un saimnieciskajiem pakalpojumiem, kā arī galvenās organizācijas, tās filiāļu un meitasuzņēmumu amatpersonas.

Šādos gadījumos, kā likums, tiek izmantota viena vispārīga shēma, lai nodrošinātu maksimālu pārklājumu un efektivitāti. Tas izskatās apmēram šādi:

1. Iekšējā audita nodaļai ir identificēts un skaidri noteikts konkrēts jautājumu loks, kas jārisina. Viņiem tiek izveidota mērķu sistēma, atbilstošauzņēmuma politika.
2. Noteiktas galvenās mērķu sasniegšanai nepieciešamās funkcijas.
3. Tā paša veida rādītāju apvienošana grupās un uz to pamata izveidojot struktūrvienības, kas specializējas to apstrādē, ieviešanā un sasniegšanā.
4. Tiek izstrādāta attiecību shēma, kas nosaka pienākumus, tiesības un atbildību. To nepieciešams izstrādāt katrai struktūrvienībai, rezultātu dokumentējot nolikumā un amatu aprakstos.
5. Visu sistēmas elementu savienošana vienotā veselumā. Organizatoriskā statusa noteikšana.
6. Iekšējā audita nodaļas integrācija citās uzņēmuma vadības struktūras daļās.
7. Iekšējo darba standartu izstrāde.

Pēc tam varam runāt par iekšējā audita veikšanu.

Par principiem un prasībām

Kas jādara, lai iegūtu efektīvu sistēmu? Lai to izdarītu, ir jānodrošina atbilstība šādiem punktiem:

1. Atbildības princips. Tajā teikts, ka, veicot iekšējo auditu, personai (personu grupai), kas veic auditu, ir jāuzņemas disciplināra, administratīva un ekonomiska atbildība par savu pienākumu nepienācīgu pildīšanu.
2. Līdzsvara princips. Nedalāmi saistīts ar iepriekšējo. Tajā teikts, ka revidentam nevar uzticēt kontroles funkcijas, ja netiek nodrošināti līdzekļi to veikšanai. Tāpat nevajadzētu izsniegt neko papildus, kas netiks izmantots darba aktivitātē.
3. Laikus ziņošanas par novirzēm princips. Viņš stāsta, ka jebkāda papildus informācija, kas atklāta laikā, kad tiek veikts iekšējais audits, pēc iespējas ātrāk jānodod vadības saitē. Ja šī prasība netiek izpildīta un tiek saasinātas nevēlamās novirzes, tad tiek zaudēta pati kontroles jēga.
4. Atbilstības princips starp pārvaldītajām un pārvaldības sistēmām. Tajā teikts, ka kontroles sistēmai jābūt pietiekami elastīgai, lai nodrošinātu efektīvu un atbilstošu datu pārbaudi.
5. Sarežģītības princips. Tajā teikts, ka pilnvērtīgai iekšējai kontrolei un auditam jāaptver dažāda veida objekti.
6. Pienākumu dalīšanas princips. Tas paredz funkciju sadalījumu starp speciālistiem tā, lai tie maksimāli samazinātu varas ļaunprātīgu izmantošanu un neļautu personām slēpt problemātiskus faktus.
7. Apstiprināšanas un atļaujas princips. Tas paredz, ka ir jānodrošina visu notiekošo finanšu un saimniecisko operāciju oficiāla koordinācija, ko veic attiecīgās amatpersonas savu pilnvaru ietvaros.

Pamatprasības panākumiem

Mēs jau esam diezgan labi apskatījuši iekšējo auditu. Nepieciešamās īpašības, lai paaugstinātu efektivitātes līmeni, ir šādas:

1. Pārkāpuma prasība. Nodrošina nepieciešamību radīt īpašus apstākļus, kas nostāda organizāciju vai tās darbinieku (to grupu) neizdevīgā stāvoklī un stimulē noviržu novēršanu.
2. Izvairīšanās no primārās kontroles pārāk lielas koncentrēšanās uz vienu personu, kas var izraisīt nepatiesu ziņojumu sniegšanu un/vai ļaunprātīgu izmantošanu.
3. Pieprasa administrācijas interesi. Jānodrošina godīga un savstarpēja kontroles un vadības amatpersonu sadarbība.
4. Prasība iekšējās kontroles metodikas piemērotībai (pieņemamībai). Nosaka, ka mērķiem un uzdevumiem jābūt racionāliem un mērķtiecīgiem, kā arī veicamo funkciju sadalījumam.
5. Pieprasījums pēc nepārtrauktas uzlabošanas un attīstības. Laika gaitā pat vismodernākās metodes kļūst novecojušas. Tāpēc sistēmai jābūt elastīgai un pielāgotai jauniem uzdevumiem, pat ar pielāgojumiem.
6. Prioritātes prasība. Kontrolei pār nelielām darbībām nevajadzētu novērst uzmanību no patiešām svarīgiem uzdevumiem.
7. Nevajadzīgu kontroles darbību izslēgšana. Darbības jāorganizē racionāli, netērējot papildus līdzekļus un darbaspēku.
8. Vienas atbildības prasība. Pieprasījumam pēc darbības un novērojumiem ir jābūt no viena centra (individuāla vai noteiktas grupas).
9. Regulēšanas prasība. Iekšējās pārraudzības sistēmas efektivitāte ir tieši atkarīga no tā, kādas un cik problēmas bija paredzētas normatīvajā dokumentācijā.
10. Prasība iespējamai funkcionālai aizstāšanai. Ja viena iekšējās kontroles struktūra ir uz laiku izstājusies no pārskatīšanas procesa, tam nevajadzētu negatīvi ietekmēt procedūras vai pārtraukt darbības.

Par efektivitāti un lietderību

Salīdzinot ārējo un iekšējo auditu, veidojas divas nozīmīgas nometnes, katrai no kurām ir savs redzējums par piemērotāko. Viņi pamato savas pozīcijas ar diezgan smagiem argumentiem. Tādējādi labs iekšējais audits var balstīties uz zināšanām par iekšējiem mehānismiem organizācijā un identificēt daudzus potenciāli bīstamus vai perspektīvus punktus, savukārt ārējo speciālistu piesaiste ļauj maksimāli samazināt personīgās simpātijas un nodrošināt audita objektivitāti. Kopumā katra organizācija atkarībā no apstākļiem pieņem patstāvīgu lēmumu par to, kura pakalpojumus izmantot, bet vadītāju ziņā ir uzlabot sava darba rezultātu.

Kā uzlabot iekšējās kontroles veiktspēju?

Mēs visi vēlamies vairāk ar mazākiem resursiem. Vai ir iespējams apsvērt iekšējā audita procesu un palielināt tā efektivitāti? Diezgan. Kas šim nolūkam ir jādara? Vienkāršākais variants ir izstrādāt ētikas normas un profesionālos standartus. Ja tie ir adekvāti, tad viena to ievērošana ļaus sasniegt augstu darba kvalitāti.

Turklāt augstākajai vadībai periodiski jāveic iekšējās kontroles sistēmas audits. Kas jādara inspektoriem? Kāds ir viņu ideālais portrets? Iekšējo auditoru institūts ASV darbojas kopš 1941. gada. Krievijas Federācijā šī struktūra tikai sāk veidoties, tāpēc mēs izmantojam ārvalstu kolēģu pieredzi. Iekšējo auditoru institūtsizdeva vairākus ieteikumu dokumentus, kuros galvenā likme ir:

1. Neatkarība. Tas nozīmē objektīvu savu pienākumu izpildi un objektīvu spriedumu izteikšanu. Tajā pašā laikā jums nav jāpaļaujas uz kolēģu spriedumiem.
2. Objektivitāte. Šis punkts tieši izriet no iepriekšējā. Objektivitāte prasa, lai darbs būtu jāveic prasmīgi un godīgi. Sastādot ziņojumu, speciālistam ir skaidri jānodala fakts no spekulācijām.
3. Lojalitāte. Tas nozīmē, ka iekšējiem auditoriem nevajadzētu apzināti iesaistīties nepiemērotās vai nelikumīgās darbībās, kas var izraisīt rezultātu diskreditāciju.
4. Atbildība. Tiek pieņemts, ka speciālistam darbs jāveic tikai savu iespēju un profesionālās kompetences ietvaros. Viņam arī jāatbild par savu rīcību.
5. Privātums. Jāievēro piesardzība, izmantojot informāciju, kurai piekļūts, pildot dienesta pienākumus.

Pēdējais piemērs

Ar to raksts beidzas. Mēs jau apskatījām, kas ir iekšējie auditi. Piemērs nostiprinās iegūtās zināšanas. Pieņemsim, ka mums ir komerciāla struktūra. Pēkšņi sāk fiksēt ieņēmumu kritumu, lai gan darba apjoms un apgrozījums nav mainījies. Lai noskaidrotu iemeslu, sākas iekšējais finanšu audits. Sākotnēji ir iepazīšanās ar dokumentāciju, kas apraksta līdzekļu kustību,operācijas un tamlīdzīgi. Tiek pētīta dizaina pareizība un viltojuma pazīmju neesamība. Ja šajā gadījumā nekas aizdomīgs nav konstatēts, iekšējais finanšu audits pāriet uz reālās situācijas un dokumentācijā atspoguļotās situācijas saskaņošanas stadiju. Piemēram, tā noliktavā pārbauda, vai norādītie materiāli, sagataves, iekārtas tiešām eksistē. Uzmanība tiek pievērsta arī palīgmateriāliem. Tātad, ja viena automašīna dienā nobrauc 100 kilometrus un tajā pašā laikā izdodas iztērēt 50 litrus benzīna, tam vajadzētu būt aizdomīgam. Ir rūpīgi jāizpēta visi iespējamie deficīta, atkritumu un zādzību rašanās aspekti. Pēc iekšējā audita pabeigšanas dokumentācija nekavējoties jāiesniedz augstākajai vadībai, lai novērstu konstatēto problēmu saasināšanos un veicinātu atbilstošu un ātru korektīvu darbību veikšanu.