Saziņa ir būtiska jebkuras organizācijas panākumiem. Šī ir sava veida jebkura uzņēmuma "asinsrites sistēma". Veiksmīgi vadītāji, augstākā līmeņa vadītāji un kompetenti speciālisti ir guvuši panākumus, galvenokārt pateicoties komunikācijas prasmēm. Kā stiprināt un vienlaikus attīstīt starppersonu, grupu un organizācijas komunikāciju, tiks detalizēti aprakstīts mūsu rakstā.
Saziņas process – kas tas ir?
Komunikācija ir informācijas apmaiņas procedūra, uz kuras pamata vadītājs iegūst efektīvu lēmumu pieņemšanai nepieciešamo informāciju, kā arī nodod pieņemtos lēmumus uzņēmuma darbiniekiem. Sliktas komunikācijas veiktspējas gadījumā lēmumi var izrādīties kļūdaini. Cilvēki labi nesapratīs, ko no viņiem prasa varas iestādes, un tas ir pilns ar starppersonu attiecību sabrukumu. Komunikācijas procesu efektivitāti bieži nosakalēmumu kvalitāti un to, kā tie tiks īstenoti turpmāk.
Informācijai ir īpaša loma starppersonu un organizatoriskās komunikācijas īstenošanā. Tas ir komunikācijas rezultāts, komunikatīvās procedūras ārējā izpausme. Cilvēka verbālajā uzvedībā informācija ieņem īpašu vietu. Tas pāriet no viena priekšmeta uz otru. Tajā pašā laikā indivīdi, grupas vai veselas organizācijas šeit var darboties kā subjekti.
Komunikāciju var veikt, nododot idejas, viedokļus, prasmes, faktus, uztveres vai sajūtas. Tas prasa saņemt vēlamo atbildi. Tajā pašā laikā jāņem vērā, ka organizācijas komunikācijas un informācijas sistēma ir dažādas parādības, lai gan tās ir savstarpēji saistītas. Tādējādi komunikācija ir ne tikai tas, kas tiek pārraidīts, bet arī tas, kā šis "kaut kas" tiek pārraidīts. Informācija ir tikai komunikācijas procesa neatņemama sastāvdaļa.
Organizācijas komunikācijas sistēma
Saziņa ir process, kurā divi vai vairāki cilvēki apmainās ar noteiktu informāciju. Organizācijas komunikācijas galvenais mērķis ir panākt izpratni par apmaināmo informāciju. Galu galā pats apmaiņas fakts negarantē īstenotās procedūras panākumus.
Organizācijas komunikācijas sistēma sastāv no vairākiem priekšmetiem:
- sūtītājs - persona, kas ģenerē ideju vai atlasa informāciju pārraidei;
- kanāls - līdzeklis informācijas kopas pārraidīšanai;
- saņēmējs - persona, kas saņem informāciju un to interpretē;
- ziņas - tieša informācija, kas kodēta noteiktu rakstzīmju sērijā.
Sūtītājs un saņēmējs ir divas galvenās entītijas. Komunikācijas procesā viņi iziet vairākus savstarpēji saistītus posmus. Viņu uzdevums ir sastādīt ziņojumu un izmantot kanālu tā pārraidīšanai tā, lai abas puses vienādi interpretētu sākotnējo ideju. Tas ir diezgan grūts uzdevums, jo katrs nākamais solis var izkropļot idejas nozīmi.
Četri starppersonu un organizācijas komunikācijas posmi izskatās šādi:
- idejas ģenerēšana;
- vēlamā informācijas pārraides kanāla kodēšana un izvēle;
- informācijas pārraide;
- dekodēšana.
Nedaudz vairāk par katru darbību.
Saziņas elementi
Bieži vien saziņas procedūra var aizņemt tikai pāris sekundes, un tāpēc tajā ir diezgan grūti izdalīt kādus konkrētus posmus. Tomēr sociologi identificēja un analizēja četrus galvenos komunikācijas procesa posmus.
Pirmo posmu sauc par ideju ģenerēšanu. Organizatoriskā komunikācija ir procedūra, kas sākas ar noteiktas informācijas formulēšanu. Sūtītājs atrisina problēmu, nosūtot ziņojumu. Bieži vien šādi mēģinājumi neizdodas jau pirmajā posmā, jo sūtītājs netērē pietiekami daudz laika idejas pārdomāšanai.
Daudzi eksperti uzsver nozīmi, pat dominējošopirmā posma vērtība. "Nesāciet runāt, pirms neesat sācis domāt," reiz teica Amerikas pilsoņu kara varonis Džefersons Deiviss. Vienmēr ir jādomā par ideju, ko vēlaties nodot adresātam. Jums ir jābūt pārliecinātam par šīs idejas atbilstību un atbilstību, kā arī par konkrēto situāciju un mērķi.
Otro darbību sauc par kodēšanu un kanālu izvēli. Komunikācijas organizatoriskā kultūra prasa pārformulēt ideju, ko sūtītājs vēlas nodot noteiktos simbolos. Tie var būt vārdi, žesti, intonācijas vai kas cits. Kodēšana pārvērš ideju par pilnīgu vēstījumu.
Lai labi nodotu domu, sūtītājam ir jāizvēlas kanāls, kas ir saderīgs ar kodēšanai izmantoto rakstzīmju veidu. Vispazīstamākie ir runa, rakstīšana un dažādi elektroniskie mediji: video ieraksti, e-pasts, datori uc Materiālu pārraide nav iespējama, ja kanāls nav piemērots izvēlēto varoņu fiziskajai formai. Jāņem vērā arī tas, ka komunikācijas procesu efektivitāti var samazināt, ja kanāls neatbilst pirmajā posmā izstrādātajai idejai.
Trešais posms starppersonu, grupu vai organizācijas komunikācijas procedūrā ir tieša informācijas pārraide. Sūtītājs izmanto kanālu, lai nosūtītu ziņojumu - kodētā ideja tiek fiziski pārraidīta.
Visbeidzot, pēdējo darbību sauc par dekodēšanu. Uztvērējs pārtulko saņemtās rakstzīmes, ko veidojis sūtītājspašas domas. Komunikācijas pabeigšana ir saistīta ar idejas formulēšanu, ko veic divi procesa subjekti.
Saziņas veidi
Organizācijas komunikācija ir plašs un ļoti apjomīgs process, kas satur daudz dažādu elementu. Saskaņā ar visizplatītāko klasifikāciju komunikatīvā procedūra ir sadalīta iekšējā un ārējā. Ārējais process ir mijiedarbība starp organizāciju un ārējo vidi. Turklāt ārēji faktori spēcīgi ietekmē organizācijas darbību.
Uzņēmumi izmanto dažādus līdzekļus, lai sazinātos ar savas ārējās vides sastāvdaļām. Esošie potenciālie patērētāji saņem nepieciešamo informāciju, izmantojot reklāmu vai citus preču reklamēšanas līdzekļus. Šeit ārkārtīgi svarīgs ir noteikts tēls, kas veido organizācijas tēlu.
Otro saziņas veidu sauc par iekšējo. Tās ir organizācijas iekšējās saites starp dažādiem līmeņiem un departamentiem. Tie var būt formāli vai neformāli.
Formālās komunikācijas saites ir parādības, ko nosaka uzņēmuma organizatoriskā struktūra, attiecības starp vadības līmeņiem un funkcionālajām vienībām. Neformāla saziņa ir tā sauktais "baumu kanāls". Baumas ne vienmēr tiek uzskatītas par neprecīzu informāciju. Pētījumi liecina, ka vairāk nekā 80% organizatorisku baumu ir ļoti reāla un pamatota notikumu bāze.
Organizācijas komunikācija ir visplašākā neformālo kanālu sistēma. Tas var ietvert šāda veida informāciju:
- organizācijas struktūras maiņa;
- gaidāmās akcijas un pārskaitījumi;
- detaļas par organizatoriskiem strīdiem;
- gaidāmie ražošanas samazinājumi;
- neformālas tikšanās utt.
Saskaņā ar citu klasifikāciju organizācijas komunikāciju struktūru veido līmeņi. Tātad informācijas nodošanas procesus var realizēt vertikāli – tas ir, tie var būt lejupejoši un augoši. Informācijas procesu lejupejošā grupa ir informācijas pārnešana no augstāka līmeņa uz zemāku – piemēram, kad darbiniekam tiek jautāts par uzdevumiem, prioritātēm, vēlamajiem rezultātiem u.tml. Uz augšu vērsta komunikācija tiek veikta priekšlikumu, atskaišu veidā., paskaidrojošas piezīmes utt.
Jāizceļ arī komunikācijas procesi starp departamentiem, starp darba grupu un iestādēm, arodbiedrību pārstāvjiem un vadību utt.
Saziņas šķēršļu veidi
Organizatoriskās komunikācijas kultūras efektivitāti var manāmi samazināt tā saukto barjeru – starppersonu barjeru dēļ. Sistēmas līmenī tie ir sadalīti vairākos veidos.
Pirmais šķērslis var būt uztveres apstākļu dēļ. Vadītāja vai jebkura cita pārvaldes struktūras pārstāvja uzdevums ir izprast uztveres būtību, noteikt "realitāti indivīdam". Ir zināms, ka cilvēki reaģē nevis uz reālām parādībām savā vidē, bet gan uzšo parādību uztveres veidi. Izprotot faktorus, kas ietekmē uztveri, var pārvarēt daudzas barjeras.
Visizplatītākais uztveres barjeras piemērs ir konflikts starp saņēmēja un sūtītāja darbības laukiem. To pašu informāciju var interpretēt dažādi atkarībā no viņu pieredzes. Cilvēki informāciju var saņemt selektīvi, ņemot vērā savas intereses, uzskatus, prasības un emocionālo stāvokli.
Nākamā organizatoriskā komunikācijas barjera tiek saukta par semantisko. Semantika ir zinātne par vārdu lietošanu un nozīmes piešķiršanu. Bieži vien daži vārdi izraisa pārpratumus, jo tie var mainīt savu nozīmi atkarībā no konteksta.
Neverbālās barjeras ir trešā komunikācijas šķēršļu grupa. Mēs runājam par jebkādām rakstzīmēm, izņemot vārdus. Tas ir smaids, saspringta seja, sarauktas uzacis, acu kontakts un daudz kas cits. Īpaši svarīga šeit ir intonācija – kā tieši vārdi tiek izrunāti. Vienai un tai pašai frāzei var piešķirt atšķirīgu raksturu, nevienlīdzīgu emocionālo pieskaņu.
Neefektīva atgriezeniskā saite ir ceturtais problemātiskais faktors organizācijas komunikācijā. Ikviens zina, cik vērtīga ir vismaz kāda reakcija uz nosūtīto ziņojumu. Pretējā gadījumā viena no pusēm uzskatīs, ka saziņa nav izdevusies.
Problēmu risināšana organizācijas komunikācijas sistēmā
Šobrīd ir izstrādātas vairākas stratēģijas, laiefektīvi pārvarēt komunikācijas barjeras un uzlabot komunikācijas efektivitāti organizācijas darbinieku līmenī.
Pirmkārt, uzņēmuma vadībai jāpievērš uzmanība savu darbinieku komunikācijas prasmju attīstībai. Populārākā subjektu mijiedarbības metode ir aktīva klausīšanās. Šīs tehnikas nozīme ir klausītāja spējā palīdzēt runātājam pateikt tieši to, ko viņš sākotnēji bija iecerējis nodot. Ir vairāki aktīvās klausīšanās principi:
- uzdodiet jautājumus, bet nepārtrauciet runātāju;
- atlaidi sev sarunu biedru, veido draudzīgu un siltu atmosfēru;
- esiet pacietīgi un izvairieties no konfliktiem mācību posmā;
- izrādi simpātijas un interesi par sarunu biedru;
- mēģiniet neitralizēt traucējumus, izvairieties no ārējiem traucējumiem.
Otrkārt, priekšniekiem ir jāprecizē savas vēlmes un idejas, pirms tās nodod tālāk. Ir regulāri jādomā un jāanalizē jautājumi un problēmas, kuras jāpadara par pārraides objektiem.
Efektīvu organizācijas komunikāciju var panākt, izmantojot tādas metodes kā atgriezeniskās saites sniegšana, "skatīšanās no malas", uzņēmība pret iespējamām problēmām utt.
Savstarpējā komunikācija
Jebkura organizācijas komunikācijas forma tiks uzskatīta par veiksmīgu tikai tad, ja tās galvenie elementi izrādīsies kvalitatīvi izveidoti -starppersonu komunikācijas parādības. Kā pareizi veidot saziņu starp diviem vai vairākiem priekšmetiem? Lai sāktu darbu, ir jāņem vērā daži principi:
- teiktā vai nosūtītā iznīcināšanas neatgriezeniskums;
- atsauksmes kā obligāts komunikācijas procesa nosacījums;
- starppersonu komunikācijas neatgriezeniskums un neizbēgamība sabiedrībā.
Ir trīs galvenie saziņas veidi. Šis ir labi zināms dialogs, monologs un polilogs. Tieši pēdējai formai ir īpaša loma organizatoriskas komunikācijas formas veidošanā.
Saziņas procesu optimizēšanas veidi
Pievērsiet īpašu uzmanību atsauksmēm. Tas ir būtisks organizācijas komunikācijas elements. Šīs sastāvdaļas lomu nevar novērtēt par zemu. Tā ir atbilde, kas padara komunikācijas procesu par viskvalitatīvāko un efektīvāko.
Ņemiet vērā, ka atsauksmēm jābūt savlaicīgām un skaidri strukturētām. Tajā jāietver pārfrāzēts oriģinālais ziņojums un vairāki precizējoši jautājumi. Nav vēlams novērtēt sākotnējo ziņojumu - gan negatīvu, gan pozitīvu.
Visizplatītākais un uzticamākais veids, kā iegūt atsauksmes, ir uzdot jautājumus. Visbiežāk tie ir nepieciešami, lai salīdzinātu ienākošo ziņojumu ar to, ko adresāts sākotnēji vēlējās dzirdēt. Tas pats attiecas uz sūtītāju: viņš var uzdot papildu jautājumus adresātam, lai salīdzinātu nosūtīto materiālu ar to, kas sākotnēji bija paredzēts.
Parefektīvu organizācijas komunikāciju vadīšanu, jācenšas attīstīt darbinieku tehniskās komunikācijas prasmes - proti, rakstīt piezīmes, izmantojot faksu, e-pastu u.c.
Ir skaidri jāizveido vadības sistēmas un komunikācijas kultūra. Mūsdienu organizācijas var izmantot korporatīvā tipa "karstos tālruņus" – kad darbinieki jebkurā laikā var izmantot informācijas apmaiņu, uzdot precizējošus jautājumus, izteikt savas domas un vērtējumus, organizēt kopīgus piknikus, ekskursijas utt. Tie visi ir neformāli organizācijas komunikācijas piemēri.
Tātad, ir diezgan daudz veidu, kā uzlabot organizācijas komunikācijas efektivitāti. Tajā pašā laikā aktuāls paliek viens jautājums: kāpēc datu apmaiņas un komunikācijas procedūras vispār ir nepieciešamas? Kāda tiem ir nozīme un kāda nozīme tiem ir? Mēģināsim to izdomāt tālāk.
Komunikācijas nozīme organizatoriskajā procesā
Mūsdienu periods komunikācijas procesu attīstībā ļauj šo fenomenu vērtēt kā sociālās ražošanas vajadzību noteiktu produktu. Tradicionālie faktori, piemēram, darbaspēks, zeme un kapitāls, darbosies tikai tad, ja datu apmaiņas un saziņas procedūras tiks izmantotas efektīvi.
Komunikācija tiek saprasta kā informācijas nodošanas un atbildes sistēma. Tā ir zināšanu, intelektuālā īpašuma, dažāda veida informācijas uc apmaiņa. Vadības komunikācijas aktivitāšu specializācijas kārtība ir izceltaīpašs profesionālā pakalpojuma veids, kura mērķis ir efektīva visa veida organizācijas kapitāla veidošana un kompetenta attīstība. Šo mērķi var sasniegt, tikai izmantojot īpašas tehnoloģijas, rīkus, metodes un mehānismus informācijas pārsūtīšanai.
Ir zināms, ka bez komunikācijas nav komunikācijas, un bez komunikācijas nevar būt ne runas par kādas grupas eksistenci. Tādējādi komunikācija ir noteicošs nosacījums grupas attīstībai un tās dzīvei.
Visu saziņu var iedalīt divās grupās: formālā un neformālā. Pirmajā grupā ietilpst noteiktā tipa elementi, tas ir, tie, kas notiek kontroles procesā. Neformālajiem komunikācijas veidiem ir mazāka daļa. Tie rodas spontāni un visbiežāk netiek apspriesti. Tajā pašā laikā katrs darbinieks apzinās savas pastāvēšanas faktu.
Vadītājam vai citam vadītājam labi jāpārvalda saziņas līdzekļi. Viņa pienākumos ietilpst pareiza saņemto rīku izmantošana komunikācijas procesā, šķēršļu un šķēršļu pārvarēšana.
Komunikācijas organizatoriskā uzvedība ir informācijas nodošana vadītājiem un lēmumu nodošana izpildītājiem. Bez komunikācijas procesiem nav iespējams uzbūvēt organizāciju, kā arī nodrošināt cilvēka darbības koordināciju.
Tādējādi informācijas nodošanas procedūra palīdz it visā: ļauj nodrošināt saikni starp konkrēto organizāciju un ārējo vidi, organizētvisu vadības funkciju mijiedarbība un pieņemto lēmumu konsekvence.
Sakaru tīklu veidi
Runājot par organizācijas komunikācijas sistēmu, ir jāizceļ komunikācijas tīkla jēdziens. Divas organizatoriskās vienības, kas savienotas ar līniju, sauc par kanālu. Informācijas pārsūtīšanas laikā kanāls var saistīt divas vai vairākas organizācijas vienības. Tā veidojas informācijas tīkls - diezgan izplatīta parādība jebkurā organizācijā.
Tīkli ir atvērti un slēgti. Atvērtajiem nav šķēršļu informācijas apritei pa pieejamajiem kanāliem. Tā, piemēram, ir "ķēde" – lineārs savienojums informācijas pārsūtīšanai. "Ķēde" ir efektīva atkārtotām, ikdienišķām darbībām, taču ir slikti piemērota darbam pastāvīgi mainīgos apstākļos. Līdzīga shēma ir "Ritenis". Visa informācija agrāk vai vēlāk nonāks pie darbinieka, kurš ieņem centrālo vietu.
Slēgtos tīklos informācijas izplatīšanas veids ir ierobežots. Tos izmanto organizācijas, kas glabā komercnoslēpumus.
