Kas ir "sanāksme"? Pats vārds cēlies no protoslāvu "padomes", "veche". Tajos senos laikos sapulci organizēja ievēlētie, parasti gudrākie un pieredzējušākie sabiedrības pārstāvji. Tās mērķis bija apspriest kādu noteiktu tēmu vai problēmu un pieņemt lēmumus, kuriem vajadzēja vai nu atrisināt radušos problēmu, vai regulēt sabiedrisko kārtību.
V. D. Dmitrijeva skaidrojošā vārdnīca nosauktā vārda nozīmi atklāj šādi:
sanāksme
sanāksme n., s., lietots sast. bieži
Morfoloģija: (nē) ko? sapulces, kāpēc? tikšanās, (redz) kas? tikšanās, ko? tikšanās par ko? par tikšanos; kas? sapulces, (nē) ko? sapulces, kāpēc? sapulces, (skat) ko? sapulces, ko? sapulces par ko? par sanāksmēm
1. Tikšanās ir vairāku cilvēku tikšanās, lai kopīgi pārrunātu praktiskus, lietišķus jautājumus.
Īsa, svarīga tikšanās. rīts,steidzama tikšanās. 10:00 bija paredzēta nodaļu vadītāju sanāksme. Maskavā notika uzņēmēju aprindu pārstāvju tikšanās.
2. Augsta līmeņa tikšanos presē dēvē par lietišķu, oficiālu valstu vadītāju sanāksmi.
3. Tiesu praksē sapulci sauc par slēgtu zvērināto vai tiesnešu sarunu, kurā tiek noteikta soda forma tiesājamajam.
Debašu beigās tiesa atkāpās, lai apspriestu.
Tikšanās - laika tērēšana vai efektīvs instruments darbam ar personālu? Kurš izlemj, kurš, kad un ar kādu mērķi piedalīsies sanāksmē? Mēģināsim atbildēt uz šiem un citiem jautājumiem.
Pasākuma mērķis
Sapulces kalpo vairākiem mērķiem:
- Tās laikā notiek informācijas apmaiņa un nodošana. Runātāji stāsta savu stāstu, informējot un izglītojot pārējos dalībniekus.
- Ziņojuma un debašu laikā visas situācijas vai procesus izvērtē sapulcē klātesošie. Vērtēšanas kritēriji tiek koriģēti.
- Līderim sapulce var aizstāt visas novērtēšanas procedūras, jo pēc padotā uzvedības un viņa reakcijas var spriest par viņa kompetenci un iesaisti.
- Kompetenta darbību pielāgošana un efektīvu lēmumu un pasākumu pieņemšana.
Priekšnieks izlemj
Kas piedalīsies sanāksmē, sanāksmju biežumu un ilgumu, kā arī to mērķi, lemj vadītājs.
Tas ir atkarīgs no jautājuma vai problēmas, kas izraisīja vajadzībusanāksmju rīkošana. Piemēram, direktoram nepieciešams koleģiāls lēmums – budžeta pieņemšana. Visiem darbiniekiem, kuriem vajadzētu piedalīties sanāksmē, viņš nosūta e-pastu ar aptuveno saturu:
- pārstāvji (adresātu saraksts) apmeklēs sanāksmi, kā arī galvenie darbinieki no citas partnerorganizācijas;
- tēma - budžeta piešķīrums periodam;
- vieta - liela sanāksmju telpa;
- datums un laiks - 10.11.2018., sestdiena, sākums 13:00, beigas 13:50;
- darba kārtības jautājumu saraksts, atbildīgs par runu, katra jautājuma izskatīšanas termiņš pielikumā.
Sapulču veidi un veidi
Sapulces ir spēcīgs pārvaldības rīks. Starp tiem izšķir:
- formāls un neformāls;
- operatīva, galīga, problemātiska;
- rūpniecības, tiesu un tā tālāk;
- pēc līmeņa: veikala grīda, vadība, valstu vadītāji un tamlīdzīgi;
- slēgtas un atklātas sanāksmes;
- izglītojošs, informatīvs, skaidrojošs;
- atbilstoši saziņas metodei: tieša dalība sapulcē, atlasītājs, videokonference un tā tālāk.
Sapulces efektivitāte ir atkarīga no sapulču organizēšanas. Jāņem vērā uzņēmuma struktūra, darbinieku mijiedarbības specifika, komunikācijas metodes, katra dalībnieka nodarbinātība, jautājumu risināšanas nepieciešamība un to aktualitāte.
Operatīva, galīga un problemātiska
Veiksmīgs komandas darbs nozīmē pastāvīguvisu saišu mijiedarbība ar atgriezeniskās saites saņemšanu. Lai to izdarītu, parasti operatīvās sanāksmes notiek darba dienas sākumā. "Izvarotāji", "piecminūtes", "planieru sapulces", "letuchki" - tā viņus savā starpā sauc.
Seminārā piedalīsies darbinieki, kurus ieceļ tiešais vadītājs. Apspriežamo jautājumu saraksts ir standarta: pagājušās dienas rezultāti, šodienas mērķu noteikšana utt. Šādas sanāksmes ir īslaicīgas. Tās notiek regulāri, par kurām visi dalībnieki tiek informēti iepriekš.
Tiek sasauktas noslēguma sanāksmes, lai apspriestu kādu lielu darba apjomu. Tas varētu būt:
- laika periods: sezona, ceturksnis, valdīšana un tā tālāk;
- plāna, projekta, uzdevuma pabeigšana.
Šādām sanāksmēm tiek rūpīgi gatavoti. Aicinām iepriekš piedalīties sanāksmē par galīgo jautājumu. Dalībniekus ieceļ vadītājs. Viņš arī precizē nepieciešamo materiālu sarakstu veiksmīgai īstenošanai. Laiks tiek regulēts gan katram priekšnesumam, gan vispār. Sanāksme tiek ierakstīta. Visiem dalībniekiem jāiepazīstas ar protokola saturu.
Problēmu sapulces tiek organizētas pēc nepieciešamības, Kā likums, tie ir nepārvaramas varas apstākļi, neplānotas situācijas. Par problēmas risināšanu atbildīgā persona aicina piedalīties sapulcē par radušos jautājumu. Dalībniekus ieceļ vadītājs. Laiks nav iestatīts. Tikšanās rezultātā tiek rasts problēmas risinājums, tiek veikta rašanās cēloņu analīze,tiek veidots profilaktisko pasākumu saraksts. Nepieciešama pieteikšanās.
Ielūgums
"Lūdzu piedalīties sanāksmē par … jautājumu" - šādi parasti skan uzaicinājuma vēstules teksts. Tālāk jānorāda sapulces galvenā tēma, datums, vieta, sākuma un beigu laiks. Pēc tam uzskaitiet jautājumus, kas tiks apspriesti tikšanās laikā. Un atzīmējiet atbildīgās personas pie katras preces. Nebūs lieki norādīt uzstāšanās laiku par katru no jautājumiem. Jautājumi ir sakārtoti risinājuma svarīguma secībā.
Iespējamas tikšanās kļūdas
Ikviens, kurš piedalās sanāksmē, ir atbildīgs par tās veiksmīgu un efektīvu norisi. Mēs uzskaitām tipiskās dalības, organizācijas un rīcības kļūdas:
- nebūtība, neatbilstība, neprecizitāte sanāksmes mērķa formulējumā;
- nepietiekama sagatavošanās;
- noteikumu neesamība vai neievērošana;
- formalizācija, nav nepieciešama tikšanās;
- Laikus paziņojums, nepietiek laika, lai sagatavotos.
Samaziniet sapulču efektivitāti un parasto kavēšanos.
Ieviešanas metodes
Katrā draudzē ir:
- Tēma ir tās mērķis, apspriestie jautājumi un problēmas.
- Mērķis ir tie, kuri apmeklēs sanāksmi, cilvēki.
Diriģēšanas metodes izvēle ir atkarīga no tā, kas ir subjekts un objekts. Mēs uzskaitām galvenos:
- ziņo;
- maiņainformācija vai viedokļi;
- prāta vētra;
- diskusija.
